microsoft

MICROSOFT  ACCESS 2007

Dengan microsoft access kita dapat membuat database, membuat dan merelasikan Tabel, Query, dan membuat Form, membuat report, membuat macro dan switchboard dengan mudah dan singkat. Microsoft Office Access 2007 memiliki fitur yang baik untuk pengelolaan (insert, update, delete), pencarian, pencetakan suatu informasi secara cepat dan akurat.

Untuk menjalankan microsoft access 2007 dapat melakukannya dengan langkah berikut :

Start > all programs > microsoft office > microsoft access 2007

1.      Membuat database

Klik blank database > isikan nama database-nya > letak database biasanya akan dismpan di folder c > jika ingin memilih folder lain untuk tempat penyimpanan databasenya, klik icon browse for a location > klik tombol create untuk membuat database.

2.      Tipe data

Ada beberapa jenis tipe data di dalam microsoft access 2007, yaitu :

Ø  Text : menampung data berbentuk teks.

Ø  Memo : menampung data berbentuk teks yang panjang.

Ø  Number : menampung data berbentuk angka (long integer, single, double,..)

Ø  Curenncy : menampung data berbentuk angka (uang).

Ø  Autonumber : menampung data angka yang secara otomatis bertambah nilainya.

Ø  Yes/no : menampung data yes atau no.

Ø  OLE Object : menampung data objek OLE.

3.      Properti dari field

Setiap field (kolom) pada sebuah tabel memiliki karakteristik berbeda. Untuk itu, perlu diatur properti dari setiap field tersebut pada bagian tab general.

a.      Field size. Untuk data berbentuk teks, merupakan kumpulan karakter dengan nilai default 50, maksimumnya 255.

b.      Field format. Digunakan untuk mengatur tampilan di layar atau dalam laporan. Berfungsi untuk semua tipe data kecuali OLE Object dan Autonumerik.

4.      Menu View

a.      Query

Query adalah sebuah objek di dalam database (mirip tabel), melalui query kita dapat menampilkan data (sebagian/seluruhnya), mengubah data atau menyusun menurut aturan tertentu, bahkan dengan query kita bisa menyajikan informasi hasil dari gabungan beberapa data.

Jenis query :

·         Select queries, query ini menampilkan ekstrak data atau seluruh data. Data yang ditampilkan bisa dipilih sesuai kriteria tertentu. Selain itu, kita bisa menampilkan field hasil perhitungan dengan formula tertentu. Field hasil perhitungan tidak bisa diedit karena disimpan secara logis (di memory) bukan pada hard drive.

·         Action queries, query ini digunakan untuk melakukan delete, update, insert data, dan create table baru.

·         Crosstab queries, query ini digunakan untuk mengkalkulasi atau restrukturisasi data untuk keperluan analisis. Crosstab queries menghitung sebuah count, average, sum, atau tipe total lainnya yang dikelompokan kedalam dua jenis informasi, satu yang disebelah kiri dsan lainnya di bagian atas, sehingga membentuk lembar kerja.

Untuk menjalankan query dapat dilakukan dengan beberapa cara

·         Dari database window : pilih query-nya lalu klik tombol open

·         Dari design view : klik tombol run pada toolbar atau

·         Pilih select query, klik tombol datasheet view

b.      Menghubungkan tabel

Cara menghubungkan tabel sama seperti membuat relasi tabel. Jika tabel-tabel tersebut sebelumnyha sudah memiliki relasi tabel maka secara otomatis garis penghubungnya akan muncul.

5.      Membuat Form dan Report dengan menggunakan Access

a.      Form

digunakan untuk memasukan data ke dalam table. Tampilan pada form lebih interaktif daripada memasukan data lewat open table.         Adapun langkah untuk membuat form, yaitu :

·         Pastikan pilih “personnel” pada “all table”

·         Klik “create” > “form”

·         Secara otomatis akan keluar “personnel”

·         Save form personnel, maka akan keluar “personnel table”

b.      Report

Digunakan untuk membuat laporan table, query, atau gabungan beberapa table dan query. Adapun cara membuat report, yaitu :

·         Klik create > klik report wizard

·         Klik tanda panah kebawah (pilihan pada table/queries) untuk memilih tabel atau query yang diinginkan

·         Pada “available fields” pilih field mana yang ingin dipakai, tekan tanda panah (>) kesamping untuk memasukan field

·         Tekan next apabila sudah memilih field yang ingin dipakai

·         Masukan dengan menekan tombol (>), hasil tampilan ada dikanan

·         Tekan next untuk melanjutkan wizard-nya

·         Masukan field mana yang ingin di-sorting pada “last name” dan “first name”, setelah itu tekan ascending > next

·         Ceklis pada salary yg ingin dihitung

·         Pilih layout yang ingin dipakai

·         Ceklis adjust the field.. untuk mengatur lebar field pada kertas, tekan next untuk melanjutkan

·         Pilih gaya laporan yang akan dibuat lalu tekan next

·         Masukan judul, tekan finish